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    檔案室工作流程

    文章來源:本站 上傳時間:2021-05-20
        一、檔案利用(查、借閱)流程
        文書檔案、人事檔案、財務檔案、科技檔案的利用(查、借閱)流程基本一致。
        申請人填寫《檔案查詢申請單》→處室負責人審批(基層)→職能部室領導審批→集團行政辦領導審批→檔案員受理→檔案員根據申請內容提供檔案→查詢完畢填寫《文書/人事/財務/科技檔案查閱登記簿》→外借檔案歸還后在檔案閱登記簿填寫歸還日期→若檔案必須外借,10個工作日內需歸還檔案(系統設置第八個工作日開始每日提醒即將到期盡快歸還,提醒期直至歸還。)
        二、檔案移交流程(接收)
        1. 文書檔案:各部室兼職檔案員對移交檔案進行分類→錄入《卷內文件目錄》→案卷立卷→部室負責人審批→文書檔案員審核→集團行政辦領導審批→雙方在《文書檔案移交明細表》上簽字確認→編寫檔案目錄→整理檔案入柜。
        2. 人事檔案:
        (1)調入(整套):勞資員收齊新入職或調轉職工人事檔案→填寫《人事檔案移交明細表》→勞資處長審批(子公司)→人力資源部領導審批(子公司調轉職工此步審批省略)→集團行政辦領導審批→人事檔案員受理→人事檔案員清點檔案→雙方在《人事檔案移交明細表》上簽字確認→錄入新入職或調轉職工檔案信息→整理檔案入柜。
        (2)移交材料(補充人事檔案):移交人填寫《人事檔案移交明細表》→相關處室處長(主任)審核(基層)→部室領導審核→人事檔案員審核材料(需有備注權限:實際收XX號檔案,退回XX號檔案)→清點完畢雙方在《人事檔案移交登記簿》簽字確認→錄入補充檔案信息→整理檔案入柜。
        3. 財務檔案:財務人員整理移交材料→填寫《財務檔案移交明細表》→財務處長審批(基層)→計財部領導審批→財務檔案員審核→集團行政辦公室領導審批→清點完畢雙方在《財務檔案移交明細表》上簽字確認→編寫財務檔案目錄→整理檔案上架。
        4. 科技檔案:兼職科技檔案員對移交檔案進行分類→錄入《卷內文件目錄》→案卷立卷→相關處室處長(主任)審批→部室負責人審批→科技檔案員審核→集團行政辦領導審批→雙方在《科技檔案移交明細表》上簽字確認→編寫檔案目錄→整理檔案入柜。
        三、檔案移交流程(移出)
        檔案移交流程(移出)僅適用于人事檔案。人事檔案向外移交分以下幾種情況:
        1. 企業內部調轉(調出到子公司):接收單位勞資員發起《提檔申請》→勞資處長審批→人力資源部領導審批→集團行政辦領導審批→人事檔案員受理→勞資員持調檔介紹信到檔案室提檔(介紹信后附人力資源同意提檔意見)→清點后雙方在《調出人員檔案登記簿》上簽字確認→人事檔案員移出調出職工信息。
        2. 解除合同:人力資源部勞資員提供《解除合同人員明細表》→人事檔案員審核后接收→根據《明細表》提檔→補充解除合同資料或移交失業證→雙方在《人事檔案移交登記簿》簽字確認→人事檔案員將解除合同職工信息移到離職人員庫→整理檔案入柜。
        若調出職工接收單位工作人員提檔:接收單位工作人員持調檔介紹信到檔案室提檔(介紹信后附人力資源同意提檔意見)→清點后雙方在《調出人員檔案登記簿》上簽字確認→人事檔案員移出調出職工信息。
        3. 退休:勞資員填寫《退休人員提檔明細表》(每年11月中旬后發起)→勞資處長審批→人力資源部領導審批→人事檔案員審核后受理→根據《明細表》提檔→雙方清點核對后在《退休人員提檔明細表》上簽字→勞資員取走檔案辦理退休→辦理完畢將回執表返回檔案室→人事檔案員將退休職工信息從庫中移除。
        4. 辦理特繁:勞資員提交《辦理特繁職工明細表》→勞資處長審批→人力資源部領導審批→人事檔案員審核后受理→人事檔案員根據明細表準備檔案→在《調出人員登記本上》簽字確認→勞資員取走檔案→將回執表返還檔案室→人事檔案員將特繁職工信息從庫中移除。若未辦理成功:勞資員返還特繁職工檔案→人事檔案員審核受理→清點后整理入柜)
        5. 在職死亡:人力資源部填寫《死亡職工明細表》(每年12月發起)→人力資源部領導審批→人事檔案員審核后受理→人事檔案員將死亡職工信息移到死亡職工庫中→檔案整理入柜。
        四、檔案鑒定/銷毀流程
        檔案管理員編寫《檔案銷毀報告》和《XX檔案銷毀明細表》→檔案鑒定/銷毀領導小組成員鑒定審批→檔案鑒定/銷毀領導小組成員現場鑒定→意見反饋至行政辦公室領導→集團公司主要領導審批→在指定地點銷毀→相關人員在銷毀清冊上簽字→銷毀檔案信息從庫中移除。

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